Publicatiedatum: 15 september 2022

Vanwege een andere carrièrestap is de functie Ambtelijk Secretaris voor ondersteuning op de WOR vrijgekomen. We stellen deze vacature gelijktijdig intern en extern vacant. Aan deze functie is ook de rol Ambtelijk Secretaris SHO toegevoegd. Hiermee ontstaat de vacature:

Ambtelijk Secretaris (medior, 20 uur per week)  

  • Heb je ervaring met het schrijven van verslagen en notities en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? 
  • Kun jij de verbinding leggen tussen de verschillende organisatievraagstukken en de Wet op de Ondernemingsraad?
  • Wil je een bijdrage leveren aan effectieve medezeggenschap van de huurders?
  • Heb jij een vlotte pen en haal je plezier uit plannen, organiseren en het bewaken van de voortgang?

 

De functie
Als ambtelijk secretaris ondersteun je de directeur-bestuurder en de OR in vraagstukken die de ‘Wet op de Ondernemingsraad (WOR)’ raken, zowel beleidsinhoudelijk als procesmatig. Ook ondersteun je de directeur-bestuurder bij de vlekkeloze bediening van de Samenwerkende Huurdersorganisaties (SHO). Je vormt een solide procesmatige basis voor een effectieve huurdersparticipatie.

 

De taken
Je zorgt voor een soepele vergaderplanning en voorbereiding van de overlegvergaderingen. Je kunt snel informatie verwerken en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden. In deze functie schrijf je uiteenlopende teksten als notulen en gespreksverslagen. Je bent precies en discreet en toont graag initiatief. Dankzij jouw werk worden de OR, SHO en directeur-bestuurder optimaal ondersteund aan de vergadertafel tijdens de overlegvergaderingen. Je bent flexibel inzetbaar en zoekt graag contact met collega’s. In ieder geval ben iedere donderdagochtend aanwezig bij de onderlinge OR vergadering, waarvan 1 x per 6 weken de overlegvergadering van OR met de directeur-bestuurder plaatsvindt en ben je 6x per jaar op de woensdagavond beschikbaar voor de overlegvergaderingen van de SHO.

 

De overlegvergaderingen van de SHO en afstemming met commissieleden vindt veelal plaats buiten de reguliere kantooruren en valt onder de regeling verschoven werktijd in de CAO Woondiensten, passend in de overeengekomen arbeidsduur per week en het bijbehorende salaris van deze functie. Dit houdt in dat er geen overwerkregeling voor deze werkzaamheden van toepassing is.

 

Als ambtelijk secretaris OR zorg jij voor:

  • Inhoudelijk advies (gevraagd en ongevraagd) aan de bestuurder, OR-leden en commissieleden over zaken die de WOR raken
  • Administratieve en secretariële ondersteuning aan de OR, commissies en bestuurder, organiseert de vergaderingen, zet alle documenten in iBabs en schrijft de gespreksverslagen
  • Het bewaken van de actiepunten- en besluitenlijst en het geven van signalen aan de OR- en/of commissieleden of organisatie als reminder
  • Toezien op naleving van (wettelijke) termijnen en afspraken betreffende de medezeggenschap
  • Een bijdrage bij aan kennisoverdracht en zorgt dat de OR-leden tijdig en inhoudelijk goed geschoold zijn voor de werkzaamheden binnen de OR
  • Het bijhouden van het OR-archief
  • Het bijhouden en delen van vakinformatie en ontwikkelingen
  • Organiseren van de verkiezingsprocedure voor de OR
  • Het verzorgen van de communicatie als contactpersoon voor de achterban
  • Verstrekken van informatie over specifieke onderwerpen o.m. m.b.t. wijzigingen in wet en regelgeving

 

Dit ga je doen als ambtelijk secretaris SHO:

  • Geeft inhoudelijk advies (gevraagd en ongevraagd) aan de bestuurder over zaken die de ‘Wet op het overleg huurders verhuurder’ (ook wel overlegwet genoemd) en afspraken uit de samenwerkingsovereenkomst met de SHO raken.
  • Biedt administratieve en secretariële ondersteuning aan de SHO en bestuurder, organiseert de vergaderingen, zet alle documenten in iBabs en schrijft de gespreksverslagen
  • Bewaakt de actiepunten- en besluitenlijst en geeft signalen af als reminder
  • Bewaakt en ziet toe op naleving van termijnen en afspraken
  • Ziet toe op de kwaliteit en begrijpelijkheid van stukken die aan de SHO worden voorgelegd
  • Onderhoud zelfstandig contact en werkt samen met de secretarissen van de Vijfhoek en de Huurderskoepel en geeft waar nodig onderbouwd advies betreffende wettelijke verplichtingen over te nemen maatregelen.

 

Dit verwachten we van jou:

  • Een afgeronde opleiding op HBO-niveau voor ambtelijk secretaris of je bent bereid deze te volgen (is een vereiste voor deze functie)
  • Aantoonbare kennis van en ervaring met de administratieve en secretariële ondersteuning. Basiskennis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is een pré
  • Je beheerst de Nederlandse taal tot in de puntjes, zowel in woord als schrift en weet complexe teksten te vertalen tot begrijpelijke taal (taalniveau b1)
  • Bij voorkeur heb je een blauwe drijfveer in je Management Drives profiel
  • Goede digitale vaardigheden, waaronder ervaring met Office 365. Ervaring met iBabs is een pré

 

Wij bieden

  • Een uitdagende baan in een maatschappelijke organisatie, waarin je het verschil kunt maken en de werkzaamheden in de volle breedte kunt uitvoeren
  • Samenwerken in een collegiaal team
  • Een arbeidsduur van 20 uur per week 
  • Een salaris in Schaal G van de CAO woondiensten (tussen € 2.864 – € 3.700 bruto bij 36 uur per week)
  • Een persoonlijk loopbaanbudget voor ondersteuning in persoonlijke ontwikkeling en focus op je talenten: wat vind je leuk en waar ben je goed in? 
  • Mogelijkheid om flexibel én hybride te werken, met een budget om je werkplek thuis in te richten voor een bedrag van Euro 750,- netto (over een periode van 5 jaar)


Wie is Wooncompagnie?
Wooncompagnie verhuurt ruim 14.000 goede en betaalbare woningen in zo'n 60 kernen. Voor de komende jaren is onze missie: Samen zorgen wij voor fijne buurten met voldoende woonaanbod voor mensen met weinig koopkracht. Wij focussen ons op de wensen en behoeften van bewoners, zijn betrokken, betrouwbaar en benaderbaar. Bij alles wat we doen en van plan zijn, kijken we door de bril van onze bewoners.


Gezondheid, ontmoeting en een fijne balans
Wooncompagnie hecht belang aan de ontmoeting tussen collega’s, jouw gezondheid en een fijne werksfeer. Om jou hierin te ondersteunen bieden wij dagelijks een gezonde en verse lunch aan tegen een vergoeding van 1 euro per dag, waarbij je met alle collega’s samenkomt. Tevens krijg je een individueel keuzebudget die je flexibel kunt inzetten voor bijvoorbeeld een sportabonnement of het kopen van extra verlofuren. We werken bij Wooncompagnie hybride én flexibel. Wil je graag 4x9 uur werken en een dag thuis zijn in de week voor een fijne balans tussen werk en privé? Ook dat is mogelijk. Blij met je werk dat maakt ons als organisatie sterk!

Meer weten?

Wil je eerst meer informatie over deze functie? Neem dan contact op met Lucy Loos, vice-voorzitter OR (088-1718223) of Stefan van Schaik, directeur-bestuurder (088-1718288).

 

Wil je reageren?

Wooncompagnie hecht groot belang aan diversiteit, onze deur staat open voor iedereen. Juist de verschillen in mensen helpen ons om een nog betere woningcorporatie te zijn. Ben je enthousiast over deze functie en herken je jezelf in het gestelde profiel? Aarzel dan niet en reageer. We zijn benieuwd naar wie jíj bent! Voldoe je niet aan het gehele profiel, maar zie je toch dat jij in onze organisatie een waardevolle bijdrage kan leveren, reageer dan ook!


Motiveer jouw sollicitatie in een korte brief met uitgebreid curriculum vitae. Je kunt je sollicitatie vóór 7 oktober 2022 sturen aan personeelszaken@wooncompagnie.nl


De sollicitatiegesprekken gaan van start zodra we een reactie hebben ontvangen.

De werving voor deze vacature wordt intern en extern gelijktijdig uitgezet.

 

Een assessment kan onderdeel zijn van de selectie-procedure.